Design Organizacional é um daqueles termos que significam coisas diferentes dependendo de quem está usando. Parecido com o que aconteceu com Agilidade.
Mas as definições mais comuns de Design Organizacional dizem respeito a definir, desenhar ou adaptar a estrutura organizacional para que a organização consiga alcançar seus objetivos. Outras definições ainda falam de definir papéis, responsabilidades e relacionamentos entre funções, cargos, áreas etc. Independente da origem, parece existir um consenso de que Org design (nosso apelido carinhoso) tem como objetivos:
• Alinhar a estrutura organizacional com a estratégia da organização;
• Utilizar melhor os recursos da organização;
• Criar uma estrutura que seja eficiente e eficaz;
• Promover a colaboração e a inovação;
• Adaptar a estrutura organizacional às mudanças.
No entanto, existem diversas abordagens para atingir esses objetivos e algumas delas talvez nem se encaixem no guarda-chuva que chamamos de org design. Mas podemos dividir as principais em dois grupos: Incrementais e BDUF (Big Design Up Front, importando aqui uma expressão da engenharia de software)
Abordagens BDUF
As abordagens BDUF costumam ter uma fase de análise, que pode ser mais ou menos extensa dependendo do tamanho e da complexidade da organização, uma fase de design e uma outra de roll-out.
Na fase de análise são feitas coletas de informação, através de entrevistas e outros meios, para entender o ponto onde a organização está e sua estrutura atual. Essa estrutura inclui tanto áreas e hierarquias quanto processos de trabalho. Depois disso são analisadas as disfunções correntes dessa estrutura. Isso pode ser feito juntamente com a coleta de informação ou em dinâmicas e workshops específicos que tem como objetivo trazer à tona micronarrativas ligadas à estrutura.
O próximo passo é analisar a estratégia da organização e os objetivos de médio e longo prazo. Com essas informações, as especialistas serão capazes de evoluir para a fase de design, utilizando diversas técnicas para identificar pontos de melhoria e planos de ação específicos para atingir uma estrutura alinhada com os objetivos da organização. Nessa fase são definidos, ou redesenhados, papéis e responsabilidades, além de linhas de autoridade e autonomia entre os diferentes níveis da organização.
Com o design pronto é iniciada a fase de roll-out, ou transição, onde será planejada e executada a transição entre a estrutura atual e a estrutura proposta. Essa transição costuma ser faseada, começando em áreas menores ou menos críticas e evoluindo para as áreas mais sensíveis da organização. Em projetos de org design mais modernos, essa fase costuma incluir mecanismos de feedback para que o novo design organizacional seja adaptado à medida em que a organização vai reagindo à sua implementação. Mas isso não é tão comum.
Essa abordagem tem problemas intrínsecos como por exemplo:
• Mudanças grandes geram muita resistência por parte das pessoas. Não é incomum projetos desse tipo naufragarem por sabotagem de quem não quer perder privilégios ou ter seu trabalho afetado.
• Dificuldades de comunicação podem atrapalhar a implementação pois quando uma mudança é muito grande, o esforço de comunicar da melhor forma as iniciativas e resultados envolvidos pode ser maior do que as pessoas conseguem entregar.
• O tempo entre a coleta de informações e a efetiva implementação da nova estrutura pode fazer com que ela já nasça desatualizada, gerando descrença no trabalho realizado e na solução que foi entregue.
• Esse processo de design adia demais o feedback e pode carregar erros e premissas inválidas até muito tarde no projeto.
Existem outros problemas, principalmente culturais, no uso desse tipo de abordagem. Isso levou a popularização de abordagens mais leves e responsivas, formas de mudar continuamente a organização e torná-la mais maleável.
Abordagens Incrementais ou Adaptativas
Esse tipo de abordagem não se preocupa em entender todas as disfunções da organização a priori. Ele entende que organizações são sistemas complexos e nesse tipo de sistema não é possível prever de antemão o resultado de uma intervenção. Por conta disso, ao invés de investir muito tempo em fazer um levantamento completo, tenta-se identificar apenas um bom ponto inicial. Podemos usar também o levantamento de micronarrativas, mas apenas para definir um ponto inicial de alavancagem onde iremos executar um experimento tão pequeno quanto possível. A partir do resultado desse experimento é possível identificar os próximos passos nesse ou num outro ponto de alavancagem.
Um outro objetivo desse tipo de abordagem é fazer com que a organização desenvolva a capacidade de evoluir continuamente. Existe um aprendizado organizacional, ao usar abordagens adaptativas, que vai permitindo que a organização fique cada melhor em achar pontos de alavancagem e melhorar continuamente seu design. Organizações que adotam esse tipo de abordagem começam a responder cada vez mais rápido, e com menos esforço, às necessidades de mudança impostas pelo mercado ou por por elas mesmas. Nelas existe um alinhamento contínuo entre estratégia e estrutura tornando muito fácil entender como cada atividade nos níveis tático e operacional contribuem para a estratégia como um todo.
Em um mercado cada vez mais dinâmico é meio óbvio qual desses grupos de abordagens é o mais eficaz, mas ainda assim as BDUF são o grosso dos projetos de consultoria. Talvez simplesmente por que eles tornam o trabalho dos consultores perene no longo prazo, e as organizações dependentes das consultorias. Seja qual for a abordagem, o design organizacional deve ser, cada vez mais, a chave para as mudanças. Sem ele, não há estratégia ou mentalidade que pare de pé.
Para saber mais sobre Abordagens Incrementais e Adaptativas, entre em contato com a gente.
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